QM-Basics
👉 Handbuch 👈

Häufig haben die Handbücher eine ähnliche oder sogar die gleiche Gliederung wie die Norm.

• Mitarbeiter, die nicht normenkundig sind, wird durch o.g. Vorgehen ermöglicht, die unternehmenseigene Interpretation der Normforderungen für das Unternehmen nachzuvollziehen.
• Dies ist in Auditsituationen hilfreich, falls der Auditor nicht in der Lage ist seine Fragen adressatengerecht zu formulieren.
• Das Handbuch dient häufig als zentrale Klammer um sicherzustellen, dass alle Informationen, welche nicht auf der Prozessebene abgebildet werden, in einem zentralen Dokument verankert sind.

Hinweis:

• Ein Handbuch wird von der ISO 9001 seit der Versionierung 2015 nicht mehr gefordert!
• Häufig haben die Handbücher eine ähnliche oder sogar die gleiche Gliederung wie die Norm.

Musterhandbücher
Du kannst im Internet fertige QM-Handbücher kaufen beachte dabei unbedingt die folgenden Punkte:

PRO:

• Du hast schnell ein fertiges Handbuch
• Alle Normpunkte werden in dem Handbuch thematisiert
• Musterhandbücher sind „günstig“ – Kosten je nach Qualität zwischen 150 €- 2000 €

Contra:

• Es ist „ein“ Handbuch aber nicht „dein“ Handbuch
• Es ist zwar normkonform, aber häufig extrem generalisiert
• Man sieht schnell, dass es sich um ein „Copy- Past“- Ergebnis handelt

Experten Tipp:
Im Zertifizierungsaudit wird überprüft, ob die beschriebenen normkonformen Abläufe in deinem Unternehmen umsetzt sind. Da die Musterhandbücher nicht deine Prozesse abbilden, kannst Du dich auf Abweichungen einstellen. Es besteht die Gefahr das Zertifikat nicht zu erhalten.

Meine Empfehlung
Mit erfolgreichen Standards zu arbeiten, erspart Umwege.
Ich empfehle dir folgende Lösung:

1. Definiere deine eigene Prozesslandschaft. Hinterfrage was ein Prozess oder eine Anweisung ist. Beachte: Jeder Prozess muss min. alle 3 Jahre 1 x auditiert werden.
2. Nutze ein digitales Handbuch in einem Umfeld (z.B. Share-Point) indem es möglich ist auf die bestehenden Dokumente (Prozesse / Arbeitsanweisungen etc.) zu verlinken
3. Achte darauf, dass sich das Handbuch und die Prozesslandschaft ergänzen. Es darf nicht zu Überschneidungen, Dopplungen oder zu Widersprüchen kommen.

Experten Tipp:

Im zweiten Schritt kannst Du für die Normstruktur ein Musterhandbuch verwenden, das auf deine individuelle Situation angepasst wird und an den relevanten Punkten auf die bestehende Dokumentation verlinkt.

Vermeide diesen Fehler
Vermeide es, Inhalte im Handbuch zu hinterlegen, welche sich häufig ändern oder mehrfach existieren. Beispiele:
1. Organigramm
2. Ziele
3. Risiken und Chancen

Zusätzliches Fehlerpotenzial:
Das Organigramm wird als Screenshoot im Handbuch eingefügt. Änderungen führen dann zu Abweichungen der Revisionsstände.

Experten Tipp: Erstelle einzelne Dateien und verlinke diese an den relevanten Stellen.
So umgehst Du bei Änderung des Organigramms den Revisionsstand des Handbuchs anpassen zu müssen und greifst immer auf die „aktuelle“ Ursprungsdatei zu.