Aufbau einer transparenten Dokumentenstruktur

Voriger
Nächster

Ausschnitt aus einem Beratungsprojekt im sozialen Bereich. 

Danke an der Stelle an den Kunden, dass ich Ausschnitte zeigen darf!


👉 Aufbau einer transparenten Dokumentenstruktur in 5 Schritten

1. ⚠️ Auswahl einer geeigneten Softwarelösung (Office 365 bietet diese Funktionen)

Anforderung:

• Versionshistorie der einzelnen Dokumente

• Zugriffsberechtigungen

• Möglichkeit Dokumente zu verlinken


2. ⚠️ Bestandsaufnahme (sammeln) der vorhandenen Dokumente Dabei gilt:

• Lieber ausgedruckter Zettel als nichts

• Lieber pdf Datei als ausgedruckter Zettel

• Lieber editierebare Datei als pdf 😊


3. ⚠️ Bewertung der vorhandenen Dokumente

• Zuerst alle doppelten Dateien löschen, die aktuelle Version behalten

• Prüfen was aktuell in Verwendung ist


4. ⚠️ Optimierung der weiter genutzten Dokumente 

👉Dokumente zusammenführen, wenn möglich


5. ⚠️ Sinnvolle Ablage in einem Dokumentenmanagementsystem.

Dokumente werden:

• digitalisiert

• versioniert und im Prozess

• verlinkt


Sollten Sie darüber hinaus spezielle Fragen zu Ihrem Unternehmen haben, sprechen Sie uns gerne an.


Mit besten Grüßen
Schütte Quality Solutions e.K.
Inh. Daniela Köfler

Share on xing
XING
Share on linkedin
LinkedIn
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter