D wie …
💡 dokumentierte Informationen
⚠️Es gibt in meinen Augen kein anderes Normkapitel, indem so viele Ressourcen verschwendet werden!
👉 „Das haben wir aber immer schon so gemacht“ … ist in diesem Fall kritisch zu hinterfragen!
⚠️Vor 20 Jahren gab es viele Möglichkeiten noch nicht
Es gibt smarte Lösungen die definitive Arbeitszeit sparen und dein Managementsystem unterstützen.
Hierzu eine kurze Anleitung wie man mit dem Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems beginnen kann😉
Diese 5 Schritte solltest Du berücksichtigen:
- ⚠️ Auswahl einer geeigneten Softwareunterstützung
- ⚠️ Bestandsaufnahme (sammeln) der vorhandenen Dokumente
Dabei gilt:
- Lieber ausgedruckter Zettel als nichts
- Lieber pdf Datei als ausgedruckter Zettel
- Lieber editierebare Datei als pdf 😊
3. ⚠️ Bewertung der vorhandenen DokumenteZuerst alle doppelten Dateien löschenPrüfe, was aktuell in Verwendung ist
4. ⚠️ Optimierung der weiter genutzten Dokumente
- Dokumente zusammenführen, wenn möglich
5. ⚠️ Sinnvolle Ablage in einem Dokumentenmanagementsystem.
Dokumente werden:
- digitalisiert
- versioniert und im Prozess
- verlinkt
⚡️👉 Solltest Du darüber hinaus spezielle Fragen zu dem Thema haben sprich mich gerne jederzeit an.
Mit besten Grüßen
Schütte Quality Solutions e.K.
Inh. Daniela Köfler
Hier findest Du den Inhalt als Textbeitrag
Normforderung 7.5. einfach erklärt:
Inhalte müssen…
1. Über ein geplantes System gelenkt werden
2. Aktuell und versioniert sein
3. Adressaten gerecht formuliert & auffindbar sein
… leben und einen Nutzen bringen!
Wie lenkt man Dokumente über ein System?
1. Definiere wer Dokumente ändern und freigeben darf.
2. Nutze zentrale Dokumente auf die relevante Kollegen zugreifen können um ihre Änderungen zu machen.
Aktueller Arbeitsstand, ohne dass Du vorher E-Mailanhänge in mühsamer Fleißarbeit konsolidieren muss, um eine aktuelle Version zu erstellen.
3. Nutze Workflows um:
• Aktivitäten zielgerichtet zu steuern und
• Änderungen per Statusmeldung zu erhalten
Vorteil: Du musst nicht mehr lange erklären, worum es geht, eine kurze Ansprache mit dem Link zum Dokument erleichtert Dir die Arbeit. Du minimierst die manuellen Vorgänge und arbeitest systemgestützt.
Experten Tipp: Es gibt inzwischen selbst in den Standard Office Paketen die Möglichkeiten die o.g. Punkte umzusetzen. Gerne unterstütze ich dich dabei!
Inhalte müssen aktuell und versioniert sein?
• Die Links greifen automatisch auf die aktuelle Hauptversion zu
• Die komplette Versionshistorie wird im Hintergrund gespeichert und kann wieder hergestellt werden
Experten Tipp: Nutze die „Boardmittel“ und schaffe deine eigene Lösung. Einige derartige Lösung ist bereits im Office Paket enthalten.
Inhalte müssen Adressaten gerecht formuliert?
• Niemand liest 50 Seiten…Anweisungen!
• Mach es den Mitarbeitern leicht, schnell die wichtigsten Punkte zu erfassen
• Stelle bei Bedarf weitere Informationsquellen zur Verfügung
• Es ist möglich unterschiedliche „Detailierungsgrade“ in den Anweisungen zu verwenden
• Es ist wichtiger ein in sich schlüssiges Gesamtsystem zu beschreiben, anstatt sich im Detail zu verlieren
Regel: So viel wie nötig … So wenig wie möglich!
Experten Tipp: Abläufe, die ein hohes Risiko oder ein erhöhtes Fehlerpotenzial beinhalten, sollten im Eigeninteresse kleinteiliger beschrieben werden!
Inhalte müssen auffindbar sein?
• effiziente Tätigkeitsabfolgen mit klaren Verantwortlichkeiten
• Verlinkungen zu anderen Prozessen und weiterführenden Informationen sind nachvollziehbar und per Verlinkung sofort aufrufbar
Experten Tipp: Inhalte müssen leicht zugänglich und in den Prozessstrukturen des Mitarbeiters verfügbar sein! Verantwortlich für Inhalte sind die Prozessverantwortlichen, dass erhöht die Akzeptanz und fördert die Prozessstabilität.
Wann lebt ein System?
• Wenn es einfach ist!
• Die Bedienung intuitiv funktioniert!
• Abläufe systemgestützt funktionieren!
Experten Tipp: Bilde dein System in einer für alle zugänglichen Welt ab!
Es gibt viele Software-Lösungen, die jeweils ihre individuelle Berechtigung haben. Jedoch führen viele Insellösungen zu Schnittstellproblemen, Redundanzen, sowie Transparenzverlust und Frust bei Mitarbeitern.
So kann ich dich unterstützen:
Eine sinnvolle Dokumentenstruktur bietet Dir sehr viel Nutzen und führt zu einer Stabilisierung deiner Prozesse.
Sollte dies aktuell nicht der Fall sein…
…freue ich mich darauf Dich vom Gegenteil zu überzeugen!
Als Optimierungsjunkie möchte ich dir gerne zeigen, welche Potenziale noch nicht genutzt sind!
Du hast nichts zu verlieren!
Abgesehen von überflüssiger Dokumentation.